Acerca de
GESTIÓN DOCUMENTAL
Proceso Gestión Documental
Los aspectos ligados a la creación, preservación, control y archivo de los documentos; son coordinados por Gestión Documental. En el marco de la Ley 594 de 2000, el Decreto 2609 de 2012; en su Art.4°, establece que la Gestion Documental es un proceso trasversal a todas las entidades; ratificado en el Decreto 1080 de 2015; que regula el proceder documental en Colombia.
Se articula con:
En la E.S.E. Hospital Pedro León Álvarez Díaz, el proceso es conformado por Gestion Documental, Archivo y Correspondencia.
La Gestión Documental es el conjunto de procesos en los que se planifica y organiza toda la documentación producida y recibida en la E.S.E. Hospital Pedro León Álvarez Díaz, con el fin de mantenerla adecuadamente para su posible utilización.
Definición y Objetivos
3. Disponer: Una vez se determina la eliminación de los documentos por perdida del valor o fundamento por el cual fue creado.
4. Conservar: Velar por la protección y conservación del acervo documental de la E.S.E Hospital Pedro León Álvarez Díaz
1. Administrar: Los recursos y utilizarlos para conservar documentos.
2. Gestionar: El cumplimiento de las directrices normativas; desde que se origina el documento hasta su disposición final.
Articulo 9 del Decreto 2609 enuncia: La Gestion Documental en las entidades publicas, en sus diferentes niveles debe comprender como mínimo los siguientes procesos:
Los documentos físicos o electrónicos deben contener las siguientes características.
Los documentos que nacen electrónicos se conservan electrónicos en todo el ciclo de vida del documento.
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL-TRD.
Las T.R.D., son el listado de series documentales con sus respectivos tipos documentales a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada etapa vital del documento, de acuerdo al valor primario de cada uno de ellos.
Conceptos asociadas a las TRD.
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Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
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Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
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Tipología Documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa o misional, que hace parte de un expediente o documento con valor integral en solitario dentro de una serie documental.
Principio de orden original: Establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. (Origen de la producción documental y secuencia cronológica)
• Principio de Procedencia: Establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. El documento debe estar situado en el fondo documental que procede. (Espacio delimitado e identificado por cada serie documental dividido en series, subseries, fondo y sub-fondo)
• Principio de Vinculo Archivístico: Establece que Los documentos de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí.
• Principio de Agrupación Documental: Establece la jerarquía ilustrada en el organigrama. Fondo documental, subsecciones, series, Subseries, unidades documentales (Simples – complejas)
Una vez se generan los documentos en los procesos, áreas o dependencias es necesario su organización. Esta debe realizarse desde la etapa de archivos de Gestión.
La actividad de clasificación documental será realizada por cada uno de los funcionarios responsables de los documentos que en cumplimiento a sus funciones genere, maneje o tramite.
Clasificación Documental
1. Preparación Física: Limpieza de la documentación, retirar material abrasivo, identificar papel en malas condiciones.
2. Selección y Descarte: consiste en retirar de los expedientes hojas en blanco, borradores, se eliminarán segundas, terceras y cuartas copias, cuando se tengan los originales de los documentos en el respectivo grupo documental y/o expediente. Se eliminarán manuscritos y documentos personales.
3. Ordenación cronológica: Respetar las secuencia en la que fueron creados, es decir, el documento más antiguo será el primero y el más reciente será el último documento de la carpeta.
4. Apertura de carpeta: Almacenar los documentos por temas o serie en una carpeta que cumpla las especificaciones técnicas normativas, organizar por tomos de ser necesario continuando con el consecutivo de la foliación, cada tomo almacenara hasta 200 folios.
5.Foliación: Numeración consecutiva de las hojas de una carpeta o expediente; el cual debe realizarse mediante lineamientos técnicos.
Unidades Contenedoras:
1. carpetas tipo 4 aletas
2. Cajas X
Acuerdo 02/2014; Art. 27. " En la organización de los archivos NO se podrán utilizar A-Z, pastas de argolla o anillados; así como otros sistemas de almacenamiento que afecten la integridad física de los documentos
Organización Documental
1. Descripción Documental: Es un proceso técnico/archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los instrumentos descriptivos que permiten identificar el expediente y lograr la ubicación del mismo en el depósito de archivo; mediante la sección, fondo, serie y subserie documental.
2. Identificación de Carpetas: Al identificar el expediente o carpeta se extraen los datos primordiales de la tipología, serie, sub-serie documental; que son plasmados en el rotulo emitido por la E.S.E. HOSPITAL PEDRO LEON ALVAREZ DIAZ; Para Tal Fin.
3. Diligenciamiento FUID: Formato Único de Inventario Documental-FUID; es una herramienta otorgada por el AGN, en el cual todas las unidades Administrativas y productoras de documentos deben elaborar inventario de los documentos que producen en el ejercicio de sus funciones o reflejan su gestión.
“Proceso técnico administrativo y legal; mediante el cual se entrega al archivo central (transferencia primaria) o a los archivos históricos (transferencia primaria), los documentos que de conformidad con las TRD han cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión o central respectivamente. Este procedimiento implica un cambio en el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo que supone obligaciones a quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos”.
Propósito General:
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Descongestionar los archivos de gestión de las oficinas de la E.S.E. Hospital Pedro León Álvarez Díaz, una vez cumple su tiempo de gestión.
Objetivos Específicos:
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Trasladar la custodia de los archivos de gestión, acatando las condiciones técnicas para la trasferencia documental.
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Realizar una adecuada transición de los documentos institucionales, cediendo la custodia de los mismos.
DECRETO 1080-2015; Art. 2.8.2.5.8....
La Gestión Documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos.
