Foliación Documental:
La foliación consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un expediente o carpeta y únicamente por la parte frontal de las mismas. La numeración debe ser consecutiva, y no se debe omitir, repetir numeración, ni adicionar subíndices.
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Para el proceso de foliación se debe utilizar únicamente lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B, iniciando desde el número uno (1), el cual corresponde al primer folio del documento que dio comienzo al trámite, y que corresponderá a la fecha más antigua del mismo.
Imagen 3.-Organización de los folios
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Se debe escribir el número en la esquina superior derecha cuando el documento está en forma vertical, para los documentos de forma Horizontal se foliará en el mismo lugar correspondiente a esa posición del documento, siempre en el mismo sentido del texto del documento.
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Se deben foliar todos y cada uno de los tipos documentales de una serie o sub-serie. Cada expediente tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.
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No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o Bis. En documentos de archivo que tienen contenido por ambas caras de la hoja, se registrará el número correspondiente al folio recto, solo en la primera cara de dicha hoja.
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Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
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No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al papel.
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No se deben foliar las pastas, ni los separadores.
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Los planos, mapas, dibujos, folletos, boletines, periódicos y revistas que se encuentren en un expediente o carpeta, tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados y la foliación se debe realizar solo en la vista frontal de acuerdo a la posición de imagen del documento, ya sea vertical u horizontal.
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Cuando algún documento requiera ser separado de la carpeta correspondiente, se procederá a dejar un testigo documental en el lugar de origen como referencia cruzada, en donde debe constar a qué serie, sub-serie y unidad de conservación pertenece el documento extraído, esto con el fin de facilitar su recuperación y acceso. Estos documentos se deben referenciar en el formato de Testigo Documental y en el campo de observaciones precisar número de folios, cantidad de anexos, esto cuando no sean folios, sino número total de páginas o tomo, según sea el caso del documento extraído.
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La referencia cruzada es un término que se utiliza para establecer un doble control de un documento que pueda ser extraído del expediente. para esto se debe dejar un Testigo Documental el cual se almacenará en el orden que le corresponde al documento dentro de la unidad de conservación (carpeta) y que contendrá los datos del retiro del documento y la justificación del mismo hecho.
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Para los documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales -CD’S-, disquetes, videos, entre otros), se debe dejar en los instrumentos de control o consulta (inventarios), constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada. Cada uno de los soportes constituye un folio el cual se deberá marcar o foliar en el respectivo sobre o cubierta adecuada que lo contiene.
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En caso de encontrarse varios documentos de formato pequeño, como facturas, fotos, etc., se podrán adherir a una sola hoja utilizando pegante líquido únicamente, a ésta se le escribirá el respectivo número de folio, dejando en el campo de observaciones del formato Inventario Documental las características del documento foliado, cantidad de documentos adheridos, nombre de los documentos, fechas de los mismos y cualquier otro tipo de observación que permita diferenciarlos.
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En caso de unidades de conservación como libros de correspondencia, libros de contabilidad, etc. que ya vienen empastados, foliados o paginados de fábrica, deben aceptarse sin necesidad de re-foliar a mano y sin carpeta dentro de la caja correspondiente, para lo cual se referenciarán como tomos, pero si deberán registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.
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Si hay errores en la foliación, está se anulará mediante una línea diagonal (/) y se procederá a foliar de nuevo los documentos, quedando valida la última foliación realizada.
Imagen 3.-Corrección de Foliación.
